Cuando una persona confía en tu tienda y completa una compra, una atención ágil y transparente es la clave para convertirla en un cliente recurrente. El panel de PaezAI te permite supervisar cada orden entrante, revisar los datos de entrega, verificar el comprobante de pago y cambiar el estado del pedido conforme avanza el despacho. En esta guía aprenderás a gestionar y despachar pedidos nuevos; algunos rótulos dependen de la pantalla de WooCommerce.
Conocer el ciclo de vida de los pedidos te permite mantener organizado tu inventario, avisar a las transportadoras a tiempo y enviar confirmaciones automáticas por correo electrónico a tus compradores.
Antes de empezar
Para acceder al módulo de ventas y órdenes necesitas una cuenta con el rol de Administrador o Gestor de Tienda en tu panel. No necesitas instalar aplicaciones externas.
La gestión completa de pedidos está incluida en todos los planes de PaezAI, desde el plan gratuito. Puedes gestionar pedidos recibidos por pasarelas automáticas (Wompi, Mercado Pago, Bold, ePayco), por transferencia bancaria o por pago contraentrega.
Paso 1: Gestionar y despachar pedidos nuevos — Ingresa a la pantalla general de Pedidos
En el panel de control de tu tienda, ubica en la barra lateral el menú principal de ventas:
- Haz clic en WooCommerce > Pedidos (o pulsa la tarjeta de acceso rápido «Mis pedidos» desde el Escritorio de PaezAI).
Qué deberías ver: La lista completa de ventas organizadas en una tabla con número de orden, nombre del cliente, fecha de compra, estado actual y valor total cobrado.
Paso 2: Comprende los estados principales de una orden
Cada pedido avanza por distintas etapas identificadas con etiquetas de color:
- Pendiente de pago (gris/amarillo): el cliente inició la compra pero aún no ha realizado la transferencia o la pasarela no ha confirmado el pago.
- Procesando (verde): el pago ha sido confirmado con éxito (o es un pedido contraentrega aprobado); el dinero está respaldado y los artículos deben empacarse para despacho.
- En espera (amarillo): se utiliza típicamente en transferencias bancarias manuales mientras verificas el dinero en tu cuenta bancaria.
- Completado (azul): el paquete ya fue entregado a la transportadora con su número de guía o recibido por el comprador.
- Cancelado o Fallido (rojo): el pago fue rechazado por el banco o la orden fue anulada.
Qué deberías ver: Las órdenes más recientes al principio de la tabla listas para ser procesadas por tu equipo de bodega.
Paso 3: Abre el detalle del pedido para empaque
Haz clic sobre el nombre del cliente o el número de pedido en negrita ([EJEMPLO: #1045 Cliente de prueba]).
En la pantalla de detalle encontrarás tres bloques esenciales:
- Detalles generales: fecha y hora del pedido, estado actual y datos del cliente.
- Dirección de facturación y envío: dirección completa de residencia, ciudad, departamento, teléfono celular y correo electrónico para la guía de transporte.
- Artículos del pedido: lista exacta de productos con su foto, talla, color, SKU, cantidad pedida y costo de flete sumado.
Qué deberías ver: Toda la información organizada para rotular la caja o bolsa de envío sin riesgo de confusiones.
Paso 4: Añade el número de guía de transporte
Una vez que entregas el paquete a la empresa de mensajería (Inter Rapidísimo, Envia, Servientrega o Coordinadora):
- En la columna lateral derecha del pedido, ubica el recuadro Notas del pedido.
- En el área de texto, escribe los datos de rastreo (por ejemplo:
Paquete despachado por Inter Rapidísimo con guía número [EJEMPLO: 123456789]. Puedes rastrearlo en su página web). - En el selector desplegable de la nota, elige la opción Nota al cliente (esto asegura que el texto se envíe automáticamente al correo electrónico del comprador).
- Haz clic en el botón «Añadir».
Qué deberías ver: La nota registrada en el historial cronológico del pedido en la lista de notas; el color depende de la interfaz de WooCommerce.
Paso 5: Marca el pedido como Completado
Para cerrar administrativamente la venta:
- En el bloque superior «Detalles generales», despliega el campo Estado.
- Cambia la opción de «Procesando» a Completado.
- Haz clic en el botón azul «Actualizar» en la esquina superior derecha.
Qué deberías ver: El pedido queda con el estado que seleccionaste. El correo y las métricas dependen de la configuración del sitio.
Verificación pendiente: las rutas y rótulos nativos de esta pantalla no se encontraron en el código de PLUGINS; aparecen como sin confirmar hasta contrastarlos con el sitio.
Problemas comunes
- El cliente dice que no le llegó el correo de confirmación: Verifica que en los ajustes generales de WooCommerce el correo del cliente esté bien escrito y que no haya caído en su bandeja de correo no deseado (spam).
- Un pedido de transferencia bancaria se quedó en «Procesando» sin haber pagado: Si confirmas manualmente transferencias, mantén el estado en «En espera» hasta que el dinero figure en tu extracto bancario.
- El cliente necesita cambiar la dirección de entrega: Puedes editar directamente los campos de texto de la dirección dentro del detalle del pedido antes de generar la guía física.
¿El cliente puede rastrear su pedido desde mi tienda?
Sí, tu tienda cuenta con la página «Seguimiento de pedidos», donde el cliente solo ingresa su número de orden y su correo para ver el estado en vivo y las notas de guía.
¿Se puede imprimir una factura o comprobante de empaque?
Sí, desde el menú de acciones del pedido puedes imprimir la orden de empaque para adjuntarla dentro de la caja de despacho.
¿Qué pasa con el inventario cuando cancelo un pedido?
Al cambiar el estado a «Cancelado» o «Reembolsado», el sistema repone automáticamente las unidades devueltas al inventario disponible del producto.